Ab 1. Januar 2017 gelten sehr strenge, gesetzliche Regeln GoBD) zur E-Mail-Archivierung für alle Unternehmen.

01.01.2017

Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD).

Das heißt konkret: Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, muss jetzt gehandelt werden! Ende Dezember 2016 schloss sich die letzte Hintertür, die der Gesetzgeber im Sinne einer Übergangsregelung offengelassen hatte. Viele Firmen haben evtl. für sich noch nicht erkannt, in welchem Maße die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen.

Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger elektronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Die Resultate der Aufbewahrungen sind:

überfüllte Postfächer
längere Datensicherungsläufe
größere Nutzung, Belastung der Ressourcen
stundenlange Wiederherstellungszeiten bei komplett neu aufgebauter Server-Datenbank; während der Wiederherstellung ist kein E-Mail-Betrieb möglich.

Zur Vermeidung dieser Folgen nutzen Sie die E-Mail-Archivierung.

Weiterhin profitieren Sie von:

intelligenten Klassifizierungsmodulen zur Verwaltung Ihrer Daten
automatischer Mailbox-Verwaltung
unbeeinträchtigter Leistung und Zuverlässigkeit

Fragen Sie unsere Experten nach der passenden Lösung für Ihre E-Mail Archivierung im Unternehmen. Sie benötigen detaillierte Informationen? Wir stehen persönlich zur Verfügung kontaktieren Sie uns hier.